Migliorare la connettività e ripartire con successo in azienda

Settembre è il momento perfetto per pianificare un nuovo inizio aziendale. Dopo una pausa estiva rigenerante, è il momento di guardare al futuro e di fare i cambiamenti necessari per portare la vostra azienda a un livello superiore. Uno dei modi più efficaci per farlo è migliorare la connettività in azienda. In questo articolo, esploreremo come una connettività ottimale possa essere il punto di partenza per un autunno di successo.

Prima di cominciare, è bene valutare

Il primo passo fondamentale è comprendere la situazione attuale. Una revisione completa della vostra infrastruttura di rete può essere strategica e potrebbe aiutarvi a comprendere i punti da cui iniziare. Analizzate la velocità, l’affidabilità e la sicurezza della vostra connessione internet; identificate i punti deboli e le aree che potreste migliorare. In ogni caso si tratta di valutazioni che, se condotte con l’aiuto di professionisti del settore, possono fare la differenza.

Un aspetto critico è il controllo della larghezza di banda. Con l’aumento del lavoro remoto e delle applicazioni basate sul cloud, potreste scoprire che la vostra connessione attuale non è più sufficiente per soddisfare le esigenze aziendali. Se notate che i dipendenti affrontano rallentamenti nelle operazioni quotidiane, è il momento di considerare un upgrade della connessione internet. Le connettività ad alta velocità sono essenziali per svolgere attività aziendali in modo efficiente.

Supporto allo smart working e mobilità

L’era moderna richiede flessibilità. Investire in soluzioni di connettività ad alta velocità e professionali consente ai dipendenti di lavorare in modo efficiente ovunque si trovino. Questo supporto allo smart working non solo aumenta la produttività, ma può anche migliorare la soddisfazione dei propri collaboratori. La possibilità di lavorare da qualsiasi posto in modo sicuro e affidabile è diventato cruciale per affrontare le sfide dei tempi moderni.

Comunicazione Unificata

Una soluzione di Unified Communication può semplificare la gestione delle comunicazioni aziendali. Si tratta di piattaforme che integrano in un’ unica piattaforma chiamate, messaggistica istantanea, videoconferenze e molto altro ancora. Tutto questo significa meno confusione, meno interruzioni e una comunicazione più fluida all’interno dell’azienda, il che significa una maggiore efficienza. Una piattaforma di Unified Communication, tuttavia, funziona a dovere solo se si giova di una connettività professionale e di qualità, tale da permettere agli utenti di lavorare senza interruzioni e complicazioni.

Connessione sicura e protezione dei dati

La sicurezza dei dati è una priorità assoluta per qualsiasi azienda. Con una connettività professionale, e rivolgendovi al vostro partner di fiducia, potrete assicurarvi anche misure di sicurezza robuste, come firewall e software di protezione avanzati. Inoltre, andrebbe presa in considerazione, se non già in uso, l’adozione di una VPN (Virtual Private Network) per chiunque si colleghi alle risorse aziendali da fuori ufficio: in questo modo potrete dormire sonni tranquilli, sapendo che tutte le vostre comunicazioni e informazioni aziendali sensibili sono protette, evitando allo stesso tempo minacce informatiche e violazioni della privacy.

Monitoraggio, manutenzione e assistenza

Una volta apportate le migliorie necessarie, non dimenticate di monitorare costantemente la vostra connettività. Mantenere tutti i software e gli apparati aggiornati e pianificare regolarmente la manutenzione è fondamentale per evitare gli imprevisti. Il monitoraggio costante vi permetterà di identificare tempestivamente i problemi e di risolverli prima che possano causare interruzioni o perdite di dati. 

Allo stesso tempo, non meno importante è ricorrere a esperti del settore per ottenere supporto tecnico. Un team di professionisti può aiutarvi a identificare e a risolvere i problemi più complessi. Il supporto tecnico specializzato è spesso la chiave per mantenere la vostra connettività al livello massimo delle prestazioni.

Conclusioni

Un’infrastruttura di connettività solida è il pilastro di qualsiasi azienda moderna. Migliorare la connettività in azienda vi darà un vantaggio competitivo, vi consentirà di sfruttare appieno le opportunità e vi aiuterà a garantire una maggiore efficienza operativa.

Investire nella connettività ora è un passo importante verso un futuro aziendale di successo. Con  le giuste scelte sarete pronti per affrontare con fiducia le sfide e le opportunità che l’autunno porterà con sé.

 

Guida alla Unified Communication: trasformate il vostro modo di lavorare con un click

Durante la mia ricerca tra gli articoli di blog sul sito, mi sono resa conto dell’assenza di un articolo approfondito che coprisse integralmente tutti gli aspetti della Comunicazione Unificata, o meglio, della Unified Communication (UC).

Quando si parla di UC, sarebbe un’utopia trovare interlocutori che siano già consapevoli dell’argomento in discussione. Ciò indicherebbe un’espansione della Unified Communication già molto avanzata e significherebbe, a sua volta, che più aziende hanno cominciato ad adottarla. 

Ma perché sarebbe importante? Perché rappresenterebbe un passo significativo verso la digitalizzazione, un avanzamento non solo tecnologico, ma anche verso una maggiore semplicità e fluidità del lavoro.

Tuttavia, ci si trova spesso (o meglio, quasi sempre) di fronte a persone che, a meno che non ne facciano già uso, non sanno nemmeno di cosa si tratti. Spiegarlo risulta complesso: come si può far comprendere qualcosa che potrebbe trasformare il modo in cui si lavora, se non lo si è nemmeno sentito nominare?

Prendiamo, ad esempio, come metafora, la presentazione del primo iPhone da parte di Steve Jobs nel 2007: ha cambiato completamente il panorama della telefonia mobile. La Unified Communication si muove su una linea simile: è emersa negli anni passati e si pone come grande cambiamento nel mondo della comunicazione aziendale, ma la sua capacità di trasformare il mondo del lavoro sta progredendo a un ritmo più lento. Tuttavia, il concetto di fondo è identico: rappresenta una svolta, una diversa prospettiva, un’evoluzione. Proprio come lo smartphone ha subito un’evoluzione, perché il telefono fisso che usiamo ancora in ufficio non dovrebbe seguire lo stesso percorso di sviluppo? Ecco di cosa stiamo parlando.

Per questo oggi siamo qui, per provare a dare una prima infarinatura su quello che significa avere in azienda un sistema di Unified Communication, in modo da poter sensibilizzare il più possibile il pubblico e renderlo più consapevole delle opzioni presenti sul mercato. 

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Un sistema basato su WEBRTC

Partiamo dalle basi: l’intero sistema di Unified Communication si basa su una tecnologia chiamata WebRTC. 

WebRTC significa Real-Time Communication via web, ovvero effettuare chat, chiamate e videochiamate tramite internet. Si tratta di un progetto Open Source (il che significa che chiunque può aggiungerlo, svilupparlo o utilizzarlo completamente in modo gratuito) nato nel 2011, basato su HTML5 e JavaScript, con l’obiettivo di rivoluzionare la comunicazione, sfruttando il potere del web.

Grazie alla sua vasta usabilità, WebRTC è utilissimo per creare un’ampia varietà di strumenti di comunicazione web, possibile grazie alla raccolta e al trasferimento istantaneo dei dati: un modo molto efficace per stabilire comunicazioni online. Sebbene sia noto principalmente per lo streaming vocale e video, può anche scambiare altri dati, come testi o file.

Immaginate di cliccare un pulsante e, immediatamente, iniziare una chiamata, una chat o una videochiamata con un utente pronto a ricevervi. Tutto questo è possibile grazie a WebRTC.

Ma qual è la differenza con gli altri sistemi?

Ciò che è particolarmente innovativo di WebRTC è che funziona interamente come un vero e proprio componente web. Indipendentemente dal fatto che tu stia inviando o ricevendo informazioni, questa tecnologia gestirà sempre l’operazione, senza plug-in aggiuntivi. Ciò significa nessuna installazione, nessun file da scaricare, installare o registrare.

La semplicità sta qui, accedere a chat, chiamate e videochiamate cliccando semplicemente un pulsante. E’ semplicemente una condivisione di dati attraverso due istanze del browser.

Non sorprende quindi che uno dei maggiori vantaggi di WebRTC sia consentire alle soluzioni VoIP, o persino alle applicazioni di videochiamata di essere eseguite direttamente nel browser 

In altre parole, questo significa che grazie alla tecnologia WebRTC non vi è più bisogno di passare da un’applicazione ad un’altra per utilizzare servizi di Unified Communication: tutte le comunicazioni avvengono direttamente nel browser, non appena viene effettuato l’accesso. Ciò rende molto più intuitiva l’esperienza dell’utente e semplifica l’uso di queste moderne tecnologie di comunicazione.

I servizi principali

Detto ciò, abbiamo capito che la UC si rende particolarmente semplice grazie a WebRTC: non servono installazioni, plug-in particolari o similari. 

Ma in cosa consiste esattamente? Una volta raggiunta la piattaforma web, cosa vi troverete davanti?

I sistemi di Unified Communication non sono altro che piattaforme basate su web integrate con il proprio centralino telefonico: in tal modo la comunicazione aziendale si arricchisce di nuovi strumenti, che vengono integrati in un sistema unico e centralizzato.

Questo significa che una volta raggiunta la pagina web ci troveremo davanti a tutta una serie di servizi, in un unico posto:

• Post-it, chat individuali, chat di gruppo, per comunicare in modo semplice e immediato con tutto il team.
• Sistema di video conferenze all’avanguardia, per comunicare con colleghi, clienti e fornitori come se si fosse veramente in presenza. 
• Sale riunioni virtuali, per avviare meeting in qualsiasi momento e condividere le proprie idee con i membri del team. 
• Rubriche integrate, per avere tutti i recapiti di clienti e di fornitori in un unico posto e aggiornati in tempo reale. 
• Presence, per controllare lo stato (in linea, occupato, assente, al telefono) dei colleghi e sapere quando contattarli. 
• Ovviamente, i servizi base per le telefonate, quindi registro chiamate, possibilità di avviare la chiamata direttamente dal web (per poi proseguirla da qualsiasi altro dispositivo che utilizzi la piattaforma), segreteria telefonica e molto altro 

Tutte queste funzioni vi permetteranno di favorire la collaborazione tra colleghi in modo che chiunque in azienda possa lavorare ovunque voglia e come voglia, senza rinunciare alla collaborazione con i propri colleghi. 

E questo ci conduce a un’altra caratteristica delle UC: la flessibilità.

Flessibilità e mobilità

Tra le altre caratteristiche della Unified Communication c’è, appunto, la possibilità di fornire maggiore flessibilità ai propri collaboratori. 

Come? 

Semplicemente grazie al fatto che i sistemi di Unified Communication possono essere gestiti in cloud e attivati come servizi. Questo non solo permetterà ai propri collaboratori di scegliere come e dove lavorare, garantendo loro mobilità grazie alla possibilità di ricevere le chiamate (e fare molto altro, ovviamente) da qualsiasi dispositivo vogliano; ma darà maggiore flessibilità anche all’azienda stessa. 

Il sistema, infatti, essendo attivato come servizio è in grado di adattarsi facilmente alle esigenze del team, grazie alla flessibilità garantita dal cloud: sarà possibile aumentare o diminuire i servizi UC, e del centralino, adattandoli istantaneamente alle esigenze del business, senza sprecare né tempo né denaro per l’acquisto di nuove attrezzature o per l’installazione in loco.

Conclusione

L’adozione della UC rappresenta un notevole salto verso il futuro del lavoro e delle comunicazioni aziendali. In un’epoca in cui la connettività e la comunicazione sono fondamentali per il successo delle aziende, l’implementazione della Unified Communication rappresenta un passo importante verso un ambiente di lavoro più efficiente, collaborativo e connesso.

Sfruttando i vantaggi offerti dalla UC e dalle tecnologie come WebRTC, le aziende possono abbracciare il cambiamento e sfruttare appieno il potenziale della UC, portando il proprio modo di lavorare a un livello superiore.

Siate pronti per il futuro della comunicazione aziendale. Siate pronti per la Unified Communication.

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È possibile fare delle scelte sostenibili in azienda?

Mai come negli ultimi tempi il tema del cambiamento climatico si è imposto all’attenzione del mondo intero. Se è pur vero che non si tratta di un argomento nato negli ultimi mesi, episodi come quello delle recenti alluvioni avvenute in Italia hanno destato preoccupazione anche tra i più scettici.

I metodi per contrastare il cambiamento climatico e per essere più gentili con il nostro pianeta sono innumerevoli e possono essere spesso messi in atto nel privato. Ma cosa possono fare concretamente le aziende? 

Negli ultimi anni si è discusso a lungo su come le aziende possano diventare sostenibili per l’ambiente. Lungo questa strada, l’innovazione tecnologica ha per alcuni un ruolo importante; ma per altri sarebbe proprio questa la principale colpevole del maggior inquinamento. È veramente così, o esistono soluzioni in grado di ridurre l’impatto ambientale?

La rivoluzione tecnologica ha avuto senza dubbio un impatto significativo sull’ambiente, ma il suo effetto reale dipende da come viene utilizzata e implementata. Alcune nuove tecnologie possono contribuire all’aumento dell’inquinamento, mentre altre possono aiutare a promuovere la sostenibilità. È importante considerare il contesto specifico e valutare in ogni caso le conseguenze positive e quelle negative.

Da un lato, lo sviluppo di nuove tecnologie può portare a un aumento dell’inquinamento a causa dell’aumento della produzione di dispositivi elettronici, dell’uso crescente di energia elettrica e di materiali rari utilizzati nella loro fabbricazione.

D’altro canto, sono state sviluppate molte tecnologie che favoriscono la sostenibilità ambientale, e altrettante sono le aziende che le stanno adottando. Ad esempio, sono stati sviluppati sistemi intelligenti di gestione energetica, sistemi che ottimizzano l’uso dell’energia e riducono gli sprechi. Le tecnologie legate alle energie rinnovabili, come quella solare e quella eolica, stanno diventando sempre più efficienti e accessibili. Inoltre, l’Internet of Things (IoT) consente una maggiore efficienza nei processi industriali, riducendo gli sprechi e migliorando la gestione delle risorse.

Tra tutti, però, spicca una tecnologia: quella del cloud, la tecnologia green per eccellenza. 

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Come si può agire concretamente?

Il cloud è diventato un mezzo potente per essere più sostenibili a livello ambientale. Lo confermano la popolarità che questa tecnologia sta avendo, e il fatto che molte aziende la stanno usando per contribuire a creare un futuro a basso impatto ambientale.

Uno dei modi più efficaci ed efficienti per abbracciare la tecnologia green è quello di adottare un centralino cloud. La semplicità del cloud computing ha fatto sì che questa soluzione diventasse uno strumento apprezzato da molte aziende. 

Adottare un centralino cloud può aiutare a ridurre l’uso di energia e di materie prime, con relativa riduzione di emissioni di CO2. Tutto parte dal fatto che, con il centralino cloud, non vi è bisogno di un hardware fisico, né di tutta l’alimentazione e del raffreddamento che questa comporta. Infatti, l’intero sistema telefonico può essere ospitato in cloud: in questo modo vengono meno tutti i consumi aggiuntivi di energia elettrica (associati alle installazioni locali), nonché la generazione di rifiuti materiali negli anni (non essendoci componenti fisiche in azienda, non vengono generati rifiuti).

Inoltre, i grandi data center a cui il cloud si appoggia ha fatto passi da gigante in termini di efficienza energetica: i nuovi data center utilizzano, infatti, meno energia rispetto a quelli del passato, pertanto appoggiarsi a un centralino in cloud significa anche contribuire a ridurre costi energetici e impatto sull’ambiente. 

Altro aspetto da tenere in considerazione è la scalabilità: i sistemi telefonici basati sul cloud forniscono soluzioni flessibili, che consentono alle aziende di aumentare o diminuire le capacità dei servizi quando necessario, il tutto in pochi click, eliminando l’esigenza di mantenere componenti hardware inutilizzate.

Conclusioni

Adottare un centralino cloud è una pratica intelligente per le aziende che cercano di risparmiare energia e di essere più sostenibili. I vantaggi della riduzione dei costi e dell’aumento dell’efficienza lo rendono già ora una soluzione versatile e interessante, ma altrettanto importanti sono gli effetti positivi sull’ambiente. Essere sostenibili in azienda è possibile, basta volgere lo sguardo verso le soluzioni più adatte: la tecnologia ha fatto passi da gigante, non per questo essa deve essere tutta condannata. Basta usarla nel modo corretto. Il centralino cloud può essere la scelta giusta.

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Come risolvere i problemi legati allo smart working

Ogni medaglia presenta sempre due facce. Anche lo smart working non sfugge alla regola. Infatti, nonostante i più volte sottolineati benefici che questo presenta, potrebbero comunque presentarsi difficoltà nel caso si decida di adottarlo. Ma se si nomina un problema, è giusto presentare anche la soluzione. 

Una delle obiezioni principali, quando si parla di smart working, è la mancanza di contatto tra colleghi, condizione che potrebbe ostacolare la collaborazione. Se si lavora fuori dall’ufficio, è ovvio che diventa impossibile, o perlomeno molto difficile, sia condividere una battuta “alleggerisci-giornata” , sia condividere idee relativamente ad un progetto.

Durante la pandemia era proprio l’assenza di contatto che ha incentivato il lavoro agile, al fine di evitare il contagio; ma ora la mancanza di collaborazione, pur continuando lo smart working, diventa un bel problema, soprattutto per tutte quelle aziende abituate a lavorare in team e a condividere ogni aspetto del proprio lavoro. 

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Avete dubbi o curiosità? Siamo sempre a vostra disposizione.

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Come fare dunque?

Se è vero che non c’è nulla che possa sostituire una pausa caffè col vostro collega preferito, possiamo certo venirvi incontro, quando si tratta di aiutarvi a costruire la collaborazione con i vostri colleghi come se foste in ufficio con loro. Impossibile? Assolutamente no. Lo smart working resta sempre e comunque un importante, seppure diverso, metodo per lavorare, e i suoi benefici sono indubbi: per questo la soluzione non si ridurrà semplicemente al “tornare in ufficio”.

Come si può, quindi, favorire la collaborazione, pur mantenendo lo smart working? 

Collaborare significa innanzitutto poter parlare con i vostri colleghi come se foste in ufficio, senza alcun limite spaziale. Quale strumento più comodo della chat? 

Vorreste un contatto più diretto e anche, perché no, visivo? Una chiamata e/o una video chiamata fanno al caso vostro. 

Vorreste uno spazio o una stanza virtuale, sempre a vostra disposizione e nella quale entrare ogni qual volta vogliate fare una riunione? Le stanze meeting virtuali sono la risposta. 

E vorreste fare tutto ciò dal vostro pc, ma anche dal vostro smartphone o dal vostro tablet? Niente di più semplice. 

Non finisce qui. Spesso gli strumenti citati si trovano all’interno di diverse app o di programmi, che devono essere necessariamente installati uno alla volta su ogni pc; nel caso della nostra soluzione, invece, tutti gli strumenti sono disponibili all’interno di un’unica piattaforma web, il che significa che non sarà più necessario installare nulla: basterà aprire il vostro browser e raggiungere la pagina designata. Da lì potrete usufruire di tutti gli strumenti senza alcuna interruzione o distrazione:  basta, con la installazione di 20 programmi diversi, basta, con il perdersi in mezzo alle chat della famiglia e del pranzo di compleanno del vostro amico. 

Tutto ciò sembra tanto bello quanto complicato, ma qui arriva la parte interessante: la piattaforma è semplice, intuitiva, immediata e non servono conoscenze particolari per utilizzarla. 

Magia? Sarebbe meglio chiamarla Unified Communication.

Che cos’è la Unified Communication

La piattaforma di Unified Communication permette di avere l’intero ufficio a portata di mano: tutti i canali di comunicazione (voce, video, testo), gli strumenti di produttività, la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro passano attraverso un’unica piattaforma, le cui logiche sono finalizzate a massimizzare la collaborazione tra le persone.

Con la Unified Communication avrete a vostra disposizione:

• Chiamate audio e video con colleghi e utenti esterni
• Chat individuali con colleghi e chat di gruppo
• Stanze per riunioni virtuali, sempre a vostra disposizione per meeting con i colleghi
• Possibilità di controllare in tempo reale lo stato (disponibile, occupato, non in linea) di ciascun collega
• Videoconferenze con colleghi e con utenti esterni
• Fax e SMS server 
• Rubriche integrate
• Condivisione dello schermo e dei documenti
• Post-It virtuali
• Possibilità di accesso da qualsiasi dispositivo
• Analisi e statistiche del traffico
• Possibilità di aggiungere una chat sul sito web. 

A ciò si aggiunge la flessibilità delle piattaforme di Unified Communication, in grado di adattarsi alle esigenze del business, aumentando o diminuendo la loro capacità in pochi click. 

Conclusioni

Abbandonare la propria scrivania per lavorare da qualsiasi altro posto, ma soprattutto abbandonare la collaborazione coi propri colleghi, è una cosa che spaventa. Con la Unified Communication, però, questo problema verrebbe del tutto annullato: vi sembrerà veramente di collaborare come se foste in ufficio. Allo stesso tempo il passaggio a un nuovo metodo lavorativo, o addirittura a un nuovo sistema di comunicazione, spesso spaventa, che sia per l’abitudine ormai radicata a usare un determinato metodo, che sia per i dubbi e per le perplessità che talvolta il nuovo suscita. Per questo, affidarsi a team di competenza e professionalità è fondamentale in questi contesti. 

Abbiamo avuto l’occasione di aiutare molte aziende che, nonostante una titubanza iniziale, hanno poi potuto riscontrare un netto miglioramento nel loro modo di lavorare e di comunicare. A volte, per ottenere grandi miglioramenti bisogna compiere con coraggio grandi passi: contattateci per saperne di più.

 

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Lo smart working fa bene: i benefici del lavoro agile

Lo smart working fa bene a tutti. Non solo ai lavoratori, ma anche all’ambiente e all’azienda. Abbiamo più volte accennato ai benefici dello smart working nei nostri articoli: è arrivato il momento di parlarne in modo più approfondito.

I benefici a livello personale

I primi e diretti benefici dello smart working riguardano proprio la sfera del lavoratore.

Abbiamo sentito dire tante volte che lo smart working migliora la work-life balance e aumenta la produttività. Ma andiamo un po’ più nel dettaglio. 

Introdurre lo smart working in azienda significa cambiare completamente il metodo di lavoro: ed è proprio questo che provoca, poi, un miglioramento dell’equilibrio vita privata-lavoro (work life balance) e un aumento della produttività. Andiamo con ordine.

Il lavoro agile cambia (o quantomeno dovrebbe cambiare) il modo di lavorare: si passerebbe dal lavorare al fine di coprire l’intera giornata lavorativa di 8 ore, al lavorare per obiettivi. Che cosa significa? Significa lavorare perseguendo un obiettivo, un progetto e impiegando il tempo necessario per raggiungere quell’obiettivo. Questo vuol dire, ad esempio, lavorare meno ore del solito in una giornata, se l’obiettivo del giorno è stato raggiunto. Significa, inoltre, lavorare quando si vuole e come si vuole, pur sempre completando gli obiettivi fissati o concordati. 

È chiaro che questo nuovo paradigma cambierebbe drasticamente l’intero mondo del lavoro. Non solo, permetterebbe di ottenere numerosi vantaggi, in particolar modo (ma non solo) per il lavoratore:

• Miglioramento della produttività. Poter scegliere quando e come lavorare è sicuramente un grande booster per la produttività. Si stima che l’incremento della produttività per un lavoratore, derivante dall’adozione di un modello “maturo” di smart working, vada dal 15 al 20 %. In Italia questo significherebbe aumentare la produttività media del lavoro per ben 13,7 miliardi di euro (basandosi sul numero totale dei lavoratori che potrebbero usufruire dello smart working). Un dato che può apparire utopistico, ma da non trascurare. 
• Miglioramento della work-life balance. Lavorando da dove si vuole (e non necessariamente solo da casa), il lavoratore potrebbe organizzare meglio la propria giornata, conciliando gli impegni personali con quelli lavorativi. Le stime hanno portato a calcolare che, in una giornata di lavoro da remoto, un lavoratore potrebbe risparmiare 60 minuti, che in un anno (ipotizzando solo 2 giornate di smart working a settimana) sarebbero circa 93 ore. Un piccolo tesoro di tempo e di vita che potrebbe essere reinvestito in altro modo.
• Riduzione dei tempi e dei costi di trasferimento. Concetto che si collega al precedente. Non doversi necessariamente spostare per andare in ufficio (da ovunque ci si trovi, non stiamo parlando del semplice lavorare da casa, non dimenticatelo) farebbe risparmiare parecchio tempo che, a questo punto, diventerebbe possibile impiegare in altre attività, che siano personali, familiari, legate ad hobby o a molto altro ancora. Allo stesso tempo, va da sé, vi sarebbe un bel risparmio anche in termini di costi per il carburante, oppure per i mezzi pubblici utilizzati per raggiungere il luogo di lavoro.
• Aumento della motivazione e della soddisfazione. Tutti i benefici sopra riportati si possono racchiudere in questo unico concetto: scegliere di lavorare quando e come si vuole, conciliando la propria vita con il lavoro, vivendo non in funzione di questo, come accade ora, e accumulando tempo che altrimenti sarebbe andato perso nel traffico. Così, necessariamente, aumenterebbero la soddisfazione (non solo nella vita privata ma anche nel lavoro) e la motivazione. Se l’azienda mi permettesse di vivere in questo modo, sarei persino più produttivo.

 

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I benefici per azienda e ambiente

I benefici dello smart working non terminano qui. Esistono vantaggi sia per la stessa azienda che decide di implementare lo smart working, sia per l’ambiente in cui viviamo.  

• Riduzione del traffico e riduzione delle emissioni di CO2. Meno lavoratori che si spostano ogni giorno significa meno traffico e soprattutto minori emissioni di CO2. Si calcola in media, lavorando da remoto 2 giorni a settimana, un risparmio in termini di emissioni per persona pari a 450 kg CO2 all’anno.
• Riduzione dell’assenteismo. Questo è un vantaggio per l’azienda. Avere lavoratori più soddisfatti e più motivati significa avere lavoratori che sono sempre più stimolati a “presentarsi” al lavoro. In questo modo l’azienda non dovrà più combattere con carenze di personale, con lavoratori assenti che non portano a termine progetti e che, di conseguenza, ridurrebbero l’intera produttività aziendale.
• Riduzione dei costi per gli spazi fisici. Lavorare da remoto, per l’azienda significa poter risparmiare sui consumi energetici. A ciò si aggiunge la possibilità di ottimizzare gli spazi aziendali, anche riducendoli, se necessario, e risparmiando ancora di più.

 

Conclusioni

Lo smart working fa bene, ma in Italia facciamo ancora fatica a comprenderlo: forse per paura di cambiare una cultura del lavoro nata oltre due secoli fa, una cultura non necessariamente sbagliata, ma diventata, ormai, troppo costosa. 

Al di là dei benefici, restano comunque importanti le modalità con le quali si introduce lo smart working in azienda: infatti, affinché si verifichi un impatto positivo sulle performance di tutto il gruppo, vanno sempre garantite la collaborazione e la comunicazione con tutti i colleghi. 

Se volete saperne di più al riguardo, consultate i numerosi articoli che abbiamo dedicato all’argomento. Lascio qui sotto i link per leggerli. 

• Come introdurre in azienda uno smart working che funzioni veramente
• 6 cose da sapere sulla Unified Communication
• Come rendere lo smart working davvero “smart”
• Dal protocollo smart working all’azienda: come portare il lavoro agile nella tua impresa

 

Come introdurre in azienda uno smart working che funzioni veramente

Sono ormai indubbi i vantaggi dello smart working, abbiamo avuto più volte occasione di parlarne. Tra tutti, la flessibilità è il vantaggio più rilevante, perché racchiude al suo interno la vera essenza dello smart working. 

Flessibilità vuol dire, infatti, lavorare non più in termini di ore, quanto per obiettivi, con la possibilità di scegliere il modo in cui lavorare. Non solo: essa consente anche la possibilità di conciliare la vita privata con la vita lavorativa. Attenzione, smart working non significa esclusivamente lavorare da casa, la flessibilità non deriva necessariamente da questo. Poter scegliere come lavorare permette di stabilire il giusto equilibrio tra vita privata e vita lavorativa. Essere più “liberi” di scegliere il modo in cui lavorare, significa organizzarsi anche in base alle nostre necessità quotidiane, acquisendo, appunto, maggiore flessibilità.

Avremo modo di approfondire l’argomento nei successivi articoli. Nel frattempo, se volete entrare più nel dettaglio, abbiamo numerosi contenuti sul nostro blog in merito allo smart working e ai suoi vantaggi, come questo video, che riassume in pochi secondi cosa significa veramente smart working.

Ma quali step seguire per introdurlo in azienda?

A questo punto non resta che capire come intraprendere il percorso dello smart working all’interno dell’azienda, in modo semplice e lineare ma soprattutto efficiente.

• Favorire la collaborazione. Lavorare fuori dalle mura dell’ufficio rende più complesse, per ovvi motivi, la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Introdurre in azienda uno smart working efficiente significa anche dare la possibilità a tutti di lavorare e collaborare come se fossero in ufficio. Tutto ciò è possibile, unificando ogni comunicazione aziendale in un’unica piattaforma, di facile uso, intuitiva e alla portata di tutti. In questo modo i membri del team saranno stimolati a partecipare alle attività come se fossero realmente in ufficio, senza tener conto della distanza.
  Stiamo parlando, in particolare, delle piattaforme di Unified Communication (o Comunicazione Unificata), che vanno di pari passo con il centralino in cloud, poiché ampiamente supportate da quest’ultimo. Grazie alla tecnologia UC, è possibile semplificare e rendere più fluide tutte le comunicazioni aziendali (chiamate, videochiamate, chat con i colleghi e chat di gruppo), in modo da poter stimolare la collaborazione nel team e dare una marcia in più alla produttività, anche senza essere fisicamente in ufficio. Alcuni strumenti della tecnologia UC, utili per introdurre in azienda un lavoro agile e ottimizzato sono:
  • Sistema di videoconferenze all’avanguardia, per comunicare con colleghi, clienti e fornitori come se si fosse veramente in presenza. 
  • Sale riunioni virtuali, per avviare meeting in qualsiasi momento e condividere le proprie idee con i membri del team. 
  • Rubriche integrate, per avere tutti i recapiti di clienti e di fornitori in un unico posto e aggiornati in tempo reale. 
  • Presence, per controllare lo stato (in linea, occupato, assente, al telefono) dei colleghi e sapere quando contattarli. 
  • Post-it, chat individuali, chat di gruppo, per comunicare in modo semplice e immediato con tutto il team.

• Seguire le esigenze del team. Ogni squadra ha esigenze diverse: inserire in azienda un sistema telefonico in grado di adattarsi con facilità ai cambiamenti non può che rendere la vita ancora più semplice. Un centralino in cloud è un sistema flessibile, che permette di aumentare o diminuire la capacità dei servizi in pochi click. In questo modo è possibile aumentare le dimensioni del centralino, adattandolo istantaneamente alle esigenze del business, senza sprecare né tempo né denaro per l’acquisto di nuove attrezzature o per l’installazione in loco.

• Fornire più mobilità possibile. Smart working significa non essere più legati alle mura dell’ufficio e al telefono sulla scrivania, significa poter ricevere le chiamate su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo. Attenzione però: basta con le scomode deviazioni di chiamate sul cellulare o con le chiamate verso l’esterno attraverso il proprio numero privato! Migrare il centralino nel cloud significa poter ricevere le chiamate aziendali in entrata direttamente sullo smartphone, sul laptop o anche, perché no, sullo smartwatch, senza alcun tipo di deviazione. Stesso discorso per le chiamate in uscita: con il centralino in cloud è possibile usare il proprio cellulare, il laptop o lo smartwatch come fossero il telefono dell’ufficio, chiamando clienti e fornitori con il numero aziendale.

• Non trascurare la sicurezza. Chi vorrebbe lavorare da remoto con il timore di poter compromettere i dati aziendali o con il pericolo di un attacco informatico? Nessuno, immagino. Si potrebbe pensare che, migrando al cloud, i nostri dati siano più vulnerabili agli attacchi. In realtà, uno studio di KPMG ha scoperto che il 72% delle aziende considera il cloud molto o un po’ più sicuro di quanto possano offrire le installazioni on-premise.
  La tecnologia ha fatto passi da gigante e ha permesso ai grandi fornitori di cloud di avere un’infrastruttura così complessa che è quasi impossibile che un attacco informatico vi abbia luogo. Sarebbe molto difficile, invece, per una piccola impresa, eguagliare la sicurezza e i firewall di grandi fornitori, per proteggere la propria installazione senza incorrere in costi esorbitanti.

• Rendere il tutto più facile e intuitivo. Lo smart working procede fluido e senza ostacoli, solo se gli strumenti usati dal team sono alla portata di tutti e intuitivi. I centralini in cloud tendono a essere più semplici e più user friendly piuttosto che i centralini tradizionali, senza dubbio meno intuitivi per i più inesperti. 

 

Conclusioni

Tutti i punti sopra citati conducono all’incirca verso la stessa direzione, ovvero quella del centralino in cloud: si tratta del primo investimento da fare in azienda per potersi assicurare una buona riuscita dello smart working. Sappiamo che la scelta può essere complessa, ma il nostro team di esperti è qui anche per guidarvi verso la giusta direzione: non esitate a contattarci.

 

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Passare a un modello Opex per aumentare la produttività

Nuovo anno, nuove normalità e nuovi investimenti. Siamo ormai più che abituati a parlare, ma soprattutto ad utilizzare, del cosiddetto lavoro agile (o smart working), ormai diventato la nuova normalità nel mondo del lavoro. Tuttavia, come abbiamo più volte accennato, si tratta di una strada da percorrere solo con i giusti strumenti. E questo comporta senza dubbio nuovi investimenti, soprattutto in ambito tecnologico.

Introdurre lo smart working ha portato con sé una netta digitalizzazione delle aziende, ma rende comunque complesse le spese da gestire, per poter mantenere una buona produttività anche all’interno di questo nuovo sistema. 

Perciò, gestire gli investimenti dell’”ufficio digitale” e sostenere la produttività delle risorse in questa nuova normalità, caratterizzata dall’alternanza tra lavoro agile e in sede, rappresentano le due sfide principali per tutte quelle aziende che, all’alba del nuovo anno, stanno compiendo il passo della digitalizzazione. 

In altre parole, le aziende hanno necessità di trovare metodi e strumenti che garantiscano l’operatività di dipendenti e collaboratori anche al di fuori dell’ufficio, a prescindere dal luogo di connessione e dal dispositivo utilizzato, cercando di ottimizzare, allo stesso tempo, tutti gli investimenti già compiuti. Tutto ciò può avvenire sia affidandosi a partner di fiducia in grado di guidare l’azienda lungo tutte le fasi di implementazione, sia cambiando la modalità con cui si affrontano gli investimenti. Vediamo insieme come.

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Il passaggio da Capex a Opex 

In passato, le aziende erano obbligate ad acquistare e a mantenere on premise gli hardware e le licenze software. Ciò significava doversi occupare del mantenimento e della manutenzione e inserirne i costi nelle spese Capex (Capital Expenditure – spese per capitale). La criticità relativa alle spese per capitale è rappresentata dal fatto che tali costi devono essere inseriti nel bilancio aziendale e non possono essere dedotti nell’anno in cui sono sostenuti perché vanno, appunto, capitalizzati. Grazie all’avvento del digitale, della tecnologia cloud e del modello di erogazione as a service (ovvero pagare per il servizio di cui si usufruisce), questo tipo di investimenti può invece trasformarsi in una spesa Opex (Operating Expense – spese operative), ovvero riferita alla gestione operativa di un determinato prodotto. In questo modo i costi possono essere razionalizzati efficacemente: implementare in modalità as a service tutte le soluzioni necessarie per lo spazio di lavoro digitale – come piattaforme di comunicazione unificata, sale riunioni virutali e strumenti di collaboration basati sul cloud – permette di lasciare al partner tutta la complessa gestione di infrastrutture, software e hardware (in tutti gli aspetti dall’installazione, manutenzione, fino alla sicurezza).

Quando si sceglie di implementare una tecnologia basata sul cloud attraverso un modello di erogazione as a service, quindi, l’investimento che l’azienda deve affrontare diventa totalmente sostenibile. Ma come si struttura, in pratica, questo tipo di servizio? La parola chiave è scalabilità: l’azienda corrisponde al fornitore un semplice canone pay per use, in base ai carichi di lavoro del momento. È questo il nuovo paradigma che permette alle organizzazioni di poter utilizzare infrastrutture complesse e costose, senza doverne sostenere i costi fissi, sfruttando le tecnologie e gli strumenti più innovativi, senza acquistare le licenze, bensì pagando esclusivamente in base all’utilizzo effettivo. In altre parole, implementare strumenti aziendali con il modello as a service significa non solo ridurre i costi del posto di lavoro ma anche promuovere un nuovo paradigma operativo e culturale in cui la tecnologia, da onere gravoso, diventa un mezzo di gran valore al servizio delle persone (e della crescita del business). 

Conclusioni

Spostare i costi da Capex a Opex offre quindi ben più di un vantaggio in merito agli investimenti. Ma non è tutto: al di là del discorso strettamente relativo ai costi, implementare un ecosistema di Unified Communication and Collaboration in cloud offre anche evidenti benefici in termini operativi.

Questa modalità, infatti, consente di mettere a disposizione del personale aziendale un set strumenti e servizi innovativi e sempre aggiornati. Potendo accedere anche da remoto a piattaforme avanzate di condivisione documenti, chat, audio o videoconferenza, i lavoratori, come già accennato, possono finalmente lavorare, comunicare e collaborare all’interno di uno spazio di lavoro digitale, senza dover per forza essere legati alla scrivania dell’ufficio. Il cloud, infatti, dissolve i confini aziendali e crea un ecosistema di comunicazione istantanea che facilita la condivisione di conoscenze, documenti e informazioni tra i lavoratori in sede, in smart working o in mobilità, velocizzando la risoluzione delle criticità operative e aumentando la produttività. 

Approfittate dell’inizio dell’anno per valutare nuovi investimenti che porteranno nient’altro che produttività in azienda: contattateci per qualsiasi informazione. 

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Avete dubbi o curiosità? Siamo sempre a vostra disposizione.

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Smart working: il protagonista del 2022

Lo smart working è stato senza dubbio l’argomento più dibattuto del 2022. Usciti dall’emergenza si pensava che il lavoro agile diventasse solo un ricordo, in realtà ha portato cambiamenti che nessuno di noi, probabilmente, si aspettava. Ma siamo veramente pronti per questa nuova organizzazione del lavoro?

Lavoro agile e lavoro da remoto: esistono differenze?

Nel 2021 molte imprese avevano valutato di mantenere il lavoro agile anche dopo la pandemia. E così è stato: già nel 2020, ben 2 imprese su 3 lo adottarono. Oggi, nelle imprese che hanno introdotto lo smart working, quasi un lavoratore su tre lavora in modalità agile almeno per 3 giorni a settimana.

Insomma, se durante la fase acuta della pandemia il ricorso al lavoro agile ha consentito alle aziende di sopravvivere, continuando l’attività, e di contenere i contagi nei posti di lavoro, oggi esso apre una nuova frontiera che, se ben gestita, può condurre a risultati impensabili fino a cinque anni fa. Nei prossimi anni, dallo smart working potrebbero dipendere sia il miglioramento della competitività per le imprese, sia l’aumento del benessere organizzativo per i lavoratori. La chiave è proprio la gestione.

Abbiamo vissuto due anni di smart working che in realtà assomigliava di più a un “lavorare da remoto”. Quest’ultima espressione identifica semplicemente lo spostamento del proprio lavoro in un altro luogo, diverso dall’ufficio, continuando tuttavia a svolgere le proprie mansioni con le stesse modalità e gli stessi orari. Smart working (o lavoro agile) significa invece cambiare completamente la prospettiva, adottando un tipo di lavoro che permetta al lavoratore di scegliere i propri orari e di organizzare il lavoro in base agli obiettivi, non alle ore lavorate. Il lavoro da remoto non prevede riorganizzazioni aziendali. Il lavoro agile sì.

Per questa ragione, appunto, è inevitabile osservare che non tutte le aziende hanno gli strumenti per adottare il vero smart working.

Smart working non solo emergenziale

A quanto si è detto, dobbiamo aggiungere che per molte aziende l’attuale periodo storico, carico di incognite relativamente alle fonti di energia, obbligherebbe ad introdurre lo smart working per risparmiare sui costi di produzione. Molte società ed enti pubblici, infatti, hanno deciso, per risparmiare sulle bollette, di chiudere del tutto le proprie sedi in alcuni giorni specifici, durante i quali i dipendenti lavoreranno da remoto. Da remoto! È questo l’equivoco di fondo presente ancora in Italia. Spostare semplicemente il lavoro dall’ufficio a casa non rende lo smart working reale, poiché questo rimane comunque e soltanto lavoro da remoto. La nuova metodologia di lavoro viene percepita esclusivamente come strumento per affrontare una situazione di emergenza, in questo caso specifico quella dettata dai rincari dell’energia.

Così, si cade di nuovo nell’errore di considerare lo smart working un fenomeno temporaneo, anziché una metodologia di lavoro differente e un nuovo modo di organizzare la nostra vita lavorativa. Perciò non vengono compiuti gli sforzi necessari per trasformare il lavoro da remoto in agile. Se lo strumento viene percepito come emergenziale, quindi temporaneo e destinato a terminare, non verranno mai adottati gli adeguati strumenti e le giuste modalità per trasformare radicalmente l’organizzazione della produzione, con il risultato di non riuscire a utilizzare appieno le vere potenzialità dello smart working. 

Per scoprire quali siano gli strumenti giusti da adottare per introdurre il vero smart working in azienda, abbiamo realizzato una checklist: scaricatela per scoprire se la vostra azienda è già pronta per adottare il lavoro agile. 

 

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Conclusione

Per quanto ci sia ancora chi ha paura ad ammetterlo, il mondo del lavoro è cambiato e lo stato di emergenza ha solo dato il via, nel nostro paese, a una trasformazione che, prima o poi, doveva avvenire. Lo smart working non è solo uno strumento per gestire le situazioni di emergenza o per incrementare il benessere dei dipendenti, ma può essere una leva per la trasformazione epocale del lavoro in tutto il mondo. Un nuovo modo di lavorare, per produrre merci e servizi migliori, rispettando la natura, valorizzando i talenti dei lavoratori, migliorando l’equilibrio tra la loro vita privata e il lavoro. Un’utopia? No, la tecnologia, oggi, può trasformare queste speranze in realtà.

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6 cose da sapere sulla Unified Communication

L’evoluzione tecnologica avvenuta negli ultimi anni ha profondamente cambiato sia il mercato delle telecomunicazioni, sia quello del lavoro. Bisogna restare al passo con i tempi e per fare ciò non serve solo spirito di adattamento, ma anche strumenti sempre più all’avanguardia. In questo panorama, i sistemi di Unified Communication sono la chiave di volta. 

Se vi siete persi i nostri articoli precedenti in cui abbiamo spiegato cosa sia la Unified Communication, potete trovarli qui. Se, invece, già conoscete questi sistemi, siete senza dubbio un passo avanti. In questo articolo approfondiremo il tema Unified Communication, presentandovi alcune funzionalità o caratteristiche delle quali, forse, non eravate ancora a conoscenza.

La prima cosa da sapere sulle Unified Communication

La prima cosa da sapere in merito alla Unified Communication è che nasce a metà degli anni ‘90. Tuttavia, le soluzioni proposte all’epoca erano fortemente limitate.

Con lo sviluppo delle tecnologie IP, emersero nuove funzioni e le soluzioni software guadagnarono popolarità. L’ulteriore processo evolutivo si ebbe con la diffusione delle tecnologie Internet, delle reti mobili a banda larga e delle piattaforme di videoconferenza per la collaborazione reciproca. Grazie alle ultime evoluzioni, la Unified Communication ha superato gli uffici aziendali e si è trasformata in un sistema globale di gestione su larga scala. 

La pandemia ha poi segnato la svolta: con i lockdown e il conseguente arrivo dello smart working, molte aziende (per volontà o per necessità) hanno allargato i loro orizzonti, adottando sempre di più piattaforme di Unified Communication. 

Ma che cosa hanno a che fare i sistemi di Unified Communication con lo smart working? Come abbiamo già accennato in questo articolo, sono proprio i sistemi di UC ad agevolare e a rendere ancora più efficiente il lavoro agile. Unificando tutte le comunicazioni aziendali in un’unica piattaforma e dando la possibilità di collaborare con i propri colleghi da qualsiasi luogo, come se si fosse in ufficio, i sistemi di Unified Communication hanno permesso alle imprese di delocalizzare il lavoro, aprendo alla possibilità di lavorare da qualunque posto in qualunque momento, senza però mai rinunciare alla collaborazione e alla comunicazione con il team.

 

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6 cose da sapere sulle Unified Communication

Ma veniamo a noi: esistono alcune caratteristiche e funzionalità proprie delle piattaforme di Unified Communication di cui non tutti, forse, sono a conoscenza: 

• Presence. Essendo un termine poco usato, spesso il suo significato non è molto chiaro. In realtà, è più semplice di quanto si possa pensare: si tratta dello stato di un utente in un determinato momento. Lo stato può essere “in linea”, “occupato”, “al telefono” o “assente”. Sembra una funzionalità di poco conto, in realtà è tra le più utili: quando, per esempio, siete in riunione o siete in visita da un cliente, potete impostare la modalità “occupato”, in modo che i vostri colleghi (ma anche, dal sito, i clienti: vedremo poi come) sapranno se siete liberi per essere contattati oppure no. Funzione molto utile anche per non essere disturbati durante le ferie, impostando lo stato di “assente”.

 

• Sale riunioni virtuali. Altra funzione raramente usata, quella delle sale riunioni virtuali. Con gli strumenti di Unified Communication potrete creare degli spazi per voi e per i vostri colleghi, completamente virtuali, da usare come e vere e proprie sale meeting. Organizzare riunioni anche all’improvviso non sarà più un problema e non richiederà più la presenza di tutti in una stanza o in ufficio.

 

• Niente più telefono sulla scrivania. Per molti sarà un difficile distacco, ma come si sono evoluti i telefoni cellulari, è tempo che anche la comunicazione in azienda progredisca. Il telefono sulla scrivania, per quanto ancora diffuso, sta diventando obsoleto. Con le piattaforme UC è possibile eliminare del tutto il telefono fisso e usare al suo posto il laptop, lo smartphone, il tablet o anche, perché no, lo smartwatch. Per facilitare la conversazione è possibile, inoltre, dotarsi di cuffie apposite che, collegandosi con il sistema nel vostro device, vi permetteranno di rispondere premendo un solo tasto.

 

• Chat sul sito. Si tratta di una funzione pressoché sconosciuta, ma grazie alla UC è possibile implementare sul sito web una chat, che permetterà ai vostri clienti di parlare direttamente con voi, senza dover passare per altri social o piattaforme. Uno strumento professionale e di utilizzo intuitivo, sia per voi che per il cliente, che vi potrà contattare direttamente dal sito, in un’esperienza di comunicazione fluida e senza interruzioni.

 

• Niente più sistema on premise. Con le Unified Communication non sarà più necessario avere un sistema telefonico on premise, ovvero installato fisicamente in azienda. Basterà un centralino in cloud, molto più efficiente e in linea con un’organizzazione del lavoro più moderna. Con il centralino in cloud è possibile abbattere i costi dell’hardware e aumentare sicurezza, mobilità e scalabilità; senza contare l’impatto positivo sull’ambiente.

 

• Si adatta al business. Spesso, quando si parla di centralino e di relative funzioni si pensa a tutto fuorché all’adattabilità e alla scalabilità. In realtà, con i sistemi di Unified Communication è possibile adattare le funzioni del centralino alle vostre esigenze e alle esigenze del vostro business. Le piattaforme UC sono sistemi flessibili e questo permette di aumentare o diminuire la capacità dei servizi in pochi click.

Conclusioni

Il passaggio a nuovi metodi di comunicazione e a nuovi sistemi telefonici spesso spaventa: che sia per l’abitudine ormai radicata a usare un determinato metodo, che sia per i dubbi e le perplessità nei confronti del nuovo. Per questo, affidarsi a team di competenza e professionalità è fondamentale in questi contesti. La nostra esperienza ci permette di collaborare con numerose aziende, accompagnandole verso decisioni importanti.

Abbiamo avuto l’occasione di aiutare molte aziende che, nonostante una titubanza iniziale, hanno poi potuto riscontrare un netto miglioramento nel loro modo di lavorare e di comunicare. A volte, per ottenere grandi miglioramenti bisogna compiere con coraggio grandi passi: venite a scoprire di più sulle aziende con le quali abbiamo avuto la possibilità di collaborare. 

 

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Come ottimizzare lo smart-working in azienda (e perché la risposta è proprio il centralino in cloud)

Cambiano le modalità per richiedere lo smart-working, ma una cosa resta invariata: il lavoro agile è stato un importante fattore di cambiamento nel mercato del lavoro. Molte aziende, però, non sono riuscite a inserire e a proporre ai propri collaboratori uno smart-working ottimizzato: cosa serve per farlo? E cosa ha a che fare il centralino in cloud con tutto ciò?

Perché non sempre abbiamo lo smart-working che vorremmo?

Nonostante i limiti cui si accennava, è bene constatare che molte aziende abbiano comunque deciso di perseguire la via dello smart-working. I vantaggi sono innegabili e spaziano da una maggiore produttività, fino a un migliore equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.

Tuttavia, non sempre le aziende che decidono di percorrere la strada del lavoro agile riescono a sfruttare appieno le opportunità che esso offre. Ciò accade, perché spesso quello che viene organizzato in azienda non è un vero smart-working, ma una sorta di ibrido, attuato con strumenti improvvisati non del tutto adeguati alla situazione: un modo per arginare, temporaneamente, le conseguenze di problemi più profondi, che restano invece irrisolti.

Con i giusti strumenti, tuttavia, è possibile portare lo smart-working a livelli ottimali e di conseguenza riuscire ad assaporare tutti i vantaggi e le opportunità che offre, risolvendo, allo stesso tempo, i problemi che esso crea nell’organizzazione aziendale. Vediamo come muoversi per ottenere tutto ciò.

 

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Vorreste adottare uno smart working più efficiente ma non siete sicuri su quale sia la migliore strada da percorrere?

Per cominciare, provate scaricare la check-list:

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Come ottimizzare lo smart-working

Scopriremo strada facendo che gran parte delle risposte sul come ottimizzare il lavoro da remoto sono legate al centralino in cloud (cloud PBX o centralino virtuale). Vediamo perché:

• Favorire la collaborazione. Lavorare fuori dalle mura dell’ufficio rende più complesse, per ovvi motivi, la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Ottimizzare lo smart-working significa anche dare la possibilità a tutti di lavorare e collaborare come se fossero in ufficio. Tutto ciò è possibile, unificando ogni comunicazione aziendale in un’unica piattaforma, di facile uso, intuitiva e alla portata di tutti. In questo modo i membri del team saranno stimolati a partecipare alle attività come se fossero realmente in ufficio, senza tener conto della distanza.
  Stiamo parlando, in particolare, delle piattaforme di Unified Communication (o Comunicazione Unificata), che vanno di pari passo con il centralino in cloud, poiché ampiamente supportate da quest’ultimo. Grazie alla tecnologia UC è possibile semplificare e rendere più fluide tutte le comunicazioni aziendali (chiamate, videochiamate, chat con i colleghi e chat di gruppo), in modo da poter stimolare la collaborazione nel team e dare una marcia in più alla produttività, anche senza essere fisicamente in ufficio. Alcuni strumenti della tecnologia UC utili per ottimizzare il lavoro agile sono:

• • Sistema di videoconferenze all’avanguardia, per comunicare con colleghi, clienti e fornitori come se si fosse veramente in presenza;
  • Sale riunioni virtuali, per avviare meeting in qualsiasi momento e condividere le proprie idee con i membri del team;
  • Rubriche integrate, per avere tutti i recapiti di clienti e di fornitori in un unico posto e aggiornati in tempo reale;
  • Presence, per controllare lo stato (in linea, occupato, assente, al telefono) dei colleghi e sapere quando contattarli;
  • Post-it, chat individuali, chat di gruppo, per comunicare in modo semplice e immediato con tutto il team.

 

• Seguire le esigenze del team. Ogni squadra ha esigenze diverse: inserire in azienda un sistema telefonico in grado di adattarsi con facilità ai cambiamenti non può che rendere la vita ancora più semplice. Un centralino in cloud è un sistema flessibile, che permette di aumentare o diminuire la capacità dei servizi in pochi click. In questo modo è possibile aumentare le dimensioni del centralino, adattandolo istantaneamente alle esigenze del business, senza sprecare né tempo né denaro per l’acquisto di nuove attrezzature o per l’installazione in loco.

 

• Fornire più mobilità possibile. Smart-working significa non essere più legati alle mura dell’ufficio e al telefono sulla scrivania, significa poter ricevere le chiamate su qualsiasi dispositivo in qualsiasi luogo. Attenzione però: basta con le scomode deviazioni di chiamate sul cellulare o con le chiamate verso l’esterno attraverso il proprio numero privato! Migrare il centralino nel cloud significa poter ricevere le chiamate aziendali in entrata direttamente sullo smartphone, sul laptop o anche, perché no, sullo smartwatch, senza alcun tipo di deviazione. Stesso discorso per le chiamate in uscita: con il centralino in cloud è possibile usare il proprio cellulare, il laptop o lo smartwatch come fossero il telefono dell’ufficio, chiamando clienti e fornitori con il numero aziendale.

 

• Non trascurare la sicurezza. Chi vorrebbe lavorare da remoto con il timore di poter compromettere i dati aziendali o con il pericolo di un attacco informatico? Nessuno, immagino. Si potrebbe pensare che, migrando al cloud, i nostri dati siano più vulnerabili agli attacchi. In realtà, uno studio di KPMG ha scoperto che il 72% delle aziende considera il cloud molto o un po’ più sicuro di quanto possano offrire le installazioni on-premise.
  La tecnologia ha fatto passi da gigante e ha permesso ai grandi fornitori di cloud di avere un’infrastruttura così complessa che è quasi impossibile che un attacco informatico vi abbia luogo. Sarebbe molto difficile, invece, per una piccola impresa eguagliare la sicurezza e i firewall di grandi fornitori, per proteggere la propria installazione, senza incorrere in costi esorbitanti.

 

• Rendere il tutto più facile e intuitivo. Lo smart-working procede fluido e senza ostacoli, solo se gli strumenti usati dal team sono alla portata di tutti e intuitivi. I centralini in cloud tendono a essere più semplici e più user friendly piuttosto che i centralini tradizionali, senza dubbio meno intuitivi per i più inesperti. 

 

Come già anticipato, la risposta al come ottimizzare lo smart-working in azienda porta verso un’unica direzione: quella del centralino in cloud. I nuovi sistemi virtuali stanno rapidamente sostituendo i centralini tradizionali e risultano particolarmente interessanti per le funzionalità avanzate che li caratterizzano, più in linea con una moderna organizzazione del lavoro. Il centralino in cloud rappresenta il futuro delle aziende, la soluzione moderna e innovativa per rilanciarle. 

Quando si parla di smart-working, in particolare la scelta del centralino non dovrebbe essere lasciata in secondo piano: solo con un sistema veramente flessibile e ricco di funzionalità sarà possibile affrontare il lavoro da remoto in totale tranquillità e con la maggiore fluidità possibile.

Esistono però anche altri aspetti da tenere in considerazione, prima di passare a uno smart-working ottimale: scaricate la check-list qui sotto per scoprirli e per capire se la vostra azienda è pronta per uno smart-working ottimale.

 

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Vorreste provare uno smart working veramente “smart”?

Scaricate la check-list per scoprire quale sia la strada migliore da percorrere:

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